Abhängigkeitsbericht oder kommt Ihr Unternehmen dieser wiederkehrenden Pflicht nach?

Diese News möchten wir gerne dazu nutzen, um an eine der Pflichten zu erinnern, die das Gesetz den meisten Handelsgesellschaft auferlegt, die Pflicht des statutarischen Organs zur Ausfertigung eines schriftlichen Abhängigkeitsberichts.

Dieser Bericht soll die Beziehungen zwischen der betreffenden Handelsgesellschaft (beherrschtes Unternehmen) und ihrem beherrschenden Unternehmen sowie die Beziehungen zu anderen verbundenen Unternehmen (Gesellschaften), die Teil derselben Unternehmensgruppe sind, beschreiben.

Diese Pflicht wird aus verschiedenen Gründen oft vernachlässigt, obwohl das Gesetz für beherrschte Unternehmen grundsätzlich keine Ausnahmefälle regelt, in denen sie den Abhängigkeitsbericht nicht ausfertigen und veröffentlichen müssen.

Zweck des Abhängigkeitsberichts

Der Abhängigkeitsbericht gewährleistet die Transparenz der Beziehungen innerhalb von Unternehmensgruppen. Ihr Zweck besteht darin, Gesellschaftern außerhalb der Unternehmensgruppe, Gläubigern und damit auch der breiten Öffentlichkeit Informationen über Verträge und Transaktionen zwischen verbundenen Personen und über etwaige Maßnahmen, die auf deren Veranlassung oder in deren Interesse getroffen wurden, bereitzustellen. Gleichzeitig soll der Bericht darlegen, ob dem Unternehmen dadurch ein Schaden entstanden ist.

Inhalt des Abhängigkeitsberichts

Der Bericht muss ausreichend konkret und übersichtlich sein und soll einen informativen (beschreibenden) und einen analytischen Teil enthalten. Der informative Teil sollte enthalten:

• Beschreibung der Struktur der Beziehungen innerhalb der Unternehmensgruppe, in der Regel ist es sinnvoll, ein Organigramm (Schema) der Gruppe beizufügen;
• Beschreibung der Rolle des beherrschten Unternehmens innerhalb der Beziehungsstruktur, die für jedes Unternehmen einzigartig ist;
• Art und Weise sowie Mittel der Beherrschung, die von der Gestaltung der Innenbeziehungen der jeweiligen Gruppe abhängen;
• Übersicht über die Handlungen, die auf Veranlassung oder im Interesse der Unternehmen innerhalb der Beziehungsstruktur vorgenommen wurden und deren Wert den gesetzlich geregelten Grenzwert überschreitet, wobei der Begriff Handlung in diesem Zusammenhang relativ weit gefasst ist;
• Übersicht über die Verträge (z. B. Darlehen, Mietverträge, Lieferantenbeziehungen) mit Unternehmen innerhalb der Beziehungsstruktur.

Der analytische Teil sollte eine Bewertung der Vor- und Nachteile der Eingliederung der Gesellschaft in die Unternehmensgruppe sowie der damit verbundenen Risiken enthalten. Dazu gehört die Bewertung eines möglichen Schadens und dessen Entschädigung.

Frist für die Ausfertigung und Einlage in die Urkundensammlung

Der Bericht wird vom statutarischen Organ jährlich für das abgelaufene Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten nach dessen Ende ausgefertigt. Die Gesellschafter haben das Recht, den Bericht ähnlich wie den Jahresabschluss einzusehen. Gemeinsam mit dem Jahresabschluss oder als Teil des Jahresberichts wird der Abhängigkeitsbericht in der Urkundensammlung des Handelsregisters veröffentlicht.

In typischen Fällen, in denen das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, muss der Abhängigkeitsbericht daher bis zum 31. März des Folgejahres ausgefertigt werden. Anschließend ist er innerhalb von 30 Tagen nach Feststellung des Jahresabschlusses (spätestens jedoch bis zum 31. Dezember) in die Urkundensammlung einzulegen.

Wenn also der Bericht für das Jahr 2024 aus irgendeinem Grund nicht ausgefertigt bzw. veröffentlicht wurde, kann nur empfohlen werden, zumindest bis zum Ende dieses Kalenderjahres Abhilfe zu schaffen.

Überprüfung des Abhängigkeitsberichts

Der Bericht unterliegt der Überprüfung durch den Aufsichtsrat bzw. eine andere Kontrollinstanz des Unternehmens, sofern sie eingerichtet ist. Eine solche Überprüfung ist in bestimmten Fällen nicht notwendig (z. B. wenn die Gesellschaft einen Alleingesellschafter hat, der beherrschende Person ist).

Fertigt das Unternehmen den Jahresbericht aus, so muss der Abhängigkeitsbericht dessen Bestandteil sein und unterliegt somit der Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer.

Qualifizierte Gesellschafter (z. B. Gesellschafter einer GmbH mit mindestens 10 % Anteil) können bei Gericht beantragen, dass es zur Prüfung des Berichts einen Sachverständigen bestellt. Das Gesetz gibt den Gesellschaftern somit die Möglichkeit einer unabhängigen Prüfung des Abhängigkeitsberichts.

Praktischer Tipp

Wir empfehlen den statutarischen Organen, bereits im Laufe des Jahres eine laufende Auflistung der Verträge, Handlungen bzw. Transaktionen zu führen, die mit verbundenen Personen auf deren Veranlassung oder in deren Interesse vorgenommen wurden. Dadurch wird die Ausfertigung des Berichts deutlich einfacher und schneller und das Risiko ausgeschlossen, dass bestimmte Verträge oder Handlungen im Bericht unberücksichtigt bleiben.

Die Notwendigkeit, einen Abhängigkeitsbericht auszufertigen, kann in der Praxis als reine Verwaltungsaufgabe verstanden werden. Das Gesetz regelt jedoch strenge inhaltliche Anforderungen und Folgen seiner Nichtvorlage.

Wir sind selbstverständlich bereit, den statutarischen Organen bei der Erfüllung dieser regelmäßig wiederkehrenden Pflicht jede rechtliche und buchhalterische Unterstützung zu leisten.

Mit freundlichen Grüßen,

Das Team WTS Alfery, Alfery Hrdina Advokáti